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信息技术促进管理变革——中建七局协同办公平台发展三部曲

2019-05-24 18:16:37

文/广联达协同运营市场总监  黄文涛

 

近年来,随着云计算、大数据、物联网、移动互联网、智能制造等新技术的不断涌现,信息技术的升级正在驱动社会经济变革。十八大报告中明确提出,“坚持走中国特色新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化道路,推动信息化和工业化深度融合、工业化和城镇化良性互动、城镇化和农业现代化相互协调,促进工业化、信息化、城镇化、农业现代化同步发展”。自此,信息化建设正式上升到国家战略高度,成为国家“新四化”战略要素和强国战略主线。

信息技术在施工行业中迅猛发展,掀起了新一轮的数字化浪潮。“信息化”“数字化”“智能化”的不断深入,推动了施工企业内部的管理模式变革,为施工企业结构优化和整体转型带来巨大的内生动力。越来越多的企业开始对信息化建设提出新的要求,以求登上建筑业新时代的列车,向数字施工的未来迈进。本文将以中建七局的协同办公平台建设为例,讲述中建七局的信息化建设之路,为施工企业信息化建设提供参考。

 

项目背景

中国建筑第七工程局有限公司(简称“中建七局”),是隶属于世界500强第27位、全球最大的住宅工程建造商、中国最具国际竞争力的建筑企业集团、国资委直管上市大型央企——“中国建筑工程总公司”的骨干成员企业集团,是国内一流的投资建设综合企业集团,河南省建筑行业第一,河南省百强企业第四位,年经营规模1200亿元左右,员工15000余人。

中建七局在信息化建设初期,全系统信息技术应用水平普遍不高、信息化技术应用散乱不一、缺乏总体技术架构、缺乏一体化互联互通的技术成效。与国内同行业信息化水平较高的企业对标,中建七局当时处于由独立建设阶段向统一建设阶段发展的过渡时期,在应用水平和管理思路上差距明显。

在“十二五”期间,中建总公司从统一管理角度出发,确定了集团信息化建设方向,制定了集团的信息化建设规划,并覆盖到全集团范围。规划指出:中建总公司各下级单位、各部门需按照总部规划开展建设,遵循集团统一的技术标准。这为中建七局的信息化建设之路指明了方向,为今后的建设过程奠定了稳定的基础。

2007年,中建七局在遵循集团规划的基础上,进行了个性化探索与创新性实践。事实证明,中建七局的这一举措是正确的。中建七局的信息化建设以信息技术为手段,以优化管理模式为目标,为实现企业管理标准化、规范化、网络化、无纸化不断地尝试与改进。在协同办公平台的选择与技术积累方面,早在2008年,中建七局已与广联达达成合作意向,2014年向深度应用拓展,2018年实现快速发展与应用,通过一个个阶段性目标的完成,增强了七局的信息化能力与企业实力。先后10年的时间,中建七局的协同办公平台应用完成了从浅水区向深水区的过渡,目前仍在不断完善和优化中。

 

信息化建设历程

任何事业的成功都不是一帆风顺的,困难是成功的垫脚石,中建七局的信息化建设历经了“从无到有、从有到优、从优到变”的演变过程,在信息化建设过程中也遇到过许多坎坷,而这些艰辛都将成为中建七局在信息化建设上的宝贵财富。

 

1、“万丈高楼平地起”——“从无到有”信息化建设初见成效

早期的中建七局,沟通方式基本都是用电话、QQ或当面沟通,在信息传递方面采用的是最原始的报纸、期刊、杂志和其他打印的纸质资料等形式,公司内部的公文流转也停留在传统的上门找领导签字的方式,无论是在沟通、信息,还是在公文流转、业务审批上,对于完成流水线、自动化的业务以及事务的处理,都是形式单一且老旧的。

自2008年建立协同办公平台伊始,中建七局先后解决了与集团总部的沟通交流、信息发布、公文流转等问题,并进行了近3年的技术积累与推广使用。在使用过程中发现,协同办公平台主要集中在企业内部通讯和信息发布的应用上,业务流程审批的信息化应用迟迟未能推进。

针对这个问题,中建七局采用了自上而下的改进方式,优化企业内部业务流程和管理模式。首先,梳理出行政办公、项目管理的整体审批业务流程,为业务流程优化提供数据支持。下一步,由中建七局董事长陈颖牵头召开相关会议,对已梳理出的32条业务审批流程进行逐一审核,并责令企管部下发文件,将平台业务流程审批纳入员工日常绩效考核中,真正打响了协同办公平台业务流程审批的第一枪。

 

2、“按图索骥依势行”——“从有到优”信息化建设深化应用

随着中建七局本部协同办公平台的深入使用,带来的价值越来越明显,既提升了自身的管理水平,又充分贯彻了上级提出的信息化要求。为此,中建七局下级的各分子公司紧跟总部的脚步,开始陆续建立协同办公平台。

2013年至2015年,可称之为中建七局协同办公平台深化应用的重要时期。以T6平台为基础,中建集团各分子公司纷纷建立自己的协同办公平台,进行高度的自我管控。同时,通过互信中心机制将各分子公司的平台进行连接,建立起具有全局性、统一性的协同办公平台,实现全局信息互联互通、公文及业务顺畅流转。

中建七局结合自身企业特点和集团的统一建设机制,融合企业个性发展需求与集团发展规划,将协同办公平台的应用维度扩展至新闻总汇、工作动态、短信平台、任务督办、会议管理、统计分析等30余个模块。协同办公平台模块的拓展与打通,极大程度上改善了各个部门间的沟通效率,提高信息透明度和企业整体的办公效率。

截至2015年底,整个中建七局从总部到分子公司再到项目部共计15000员工,实现了组织全覆盖,完成平台流程表单近410个,各分子平台流程表单流转达37000余条,信息化业务代替率达79%,平台得到广泛应用。无论是从协同办公平台的组织覆盖面,还是业务流程信息化程度看,中建七局的信息化建设均取得了阶段性的重大突破,对后续的信息化建设具有重要意义。

 

3、“乘风破浪会有时”——“从优到变”信息化建设稳步前进

2016年,在实现全组织覆盖和信息化深度应用的基础上,中建七局的信息化建设开始向集成化迈进。两年内,公司信息化建设得到快速发展,各业务部门纷纷建立业务系统,建设了协同办公系统、档案管理系统、企业邮箱系统;使用了总公司的人力资源系统、财务管理系统;规划项目管理系统等其他信息系统的建设。各个信息系统积累了公司很多的重要信息,但是由于信息系统的分解,很难实现信息的价值最大化。

出于对集成万物、如何更好地连接一切的思考,中建七局与广联达就“协同门户”进行了更深一步的合作,结合中建七局自身对门户集成的想法,通过协同门户把各个业务系统的价值发挥得更大,让整个系统实现了消息推送与数据的集成,例如在协同门户中项目管理系统、档案管理系统、费用报销系统、网络教育、在线考试、人力资源管理等系统进行了集成整合,实现了流程的统一管理、消息的统一发送、信息的统一查看、事务的统一处理和数据的统一监控。通过协同和业务结合促进了高效工作,实现组织、流程、管理的扁平和高效。

在整个信息化建设“三部曲”的过程中,中建七局一线用户反馈的“快捷、高效、方便、直观”的办公体验意见,也刚好迎合了广联达协同办公平台“简单、规范、高效、创新”的产品理念。通过协同办公平台为中建七局构筑起以“移动化、数字化、智能化”为应用目的的办公体系,将中建七局日常运营和信息技术相结合,有效地的提升运作效率并降低运营成本,真正地让各业务部门、各用户感受到了信息化带来的红利,使企业获得并保持长期的核心竞争力。整个过程中,业务流程表单信息化转化由2013年的45项提升至2017年的900余项;流转数量由2013年的720条/年提升至2017年的90000条/年;局总部运行的100余项流程表单的平均耗时由14年的22.86天/项提升至17年2.20天/项;局属单位流程表单平均耗时为2.07天/项;业务范围涉及财务资金、法务合约、商务管理、投资开发等20余个部门,特别是2016年,全年以自主开发的表单设计工具为基础,新增业务流程及表单493项,其中涉及业务间协同228项,上下级传递265项,较上年增长了1.7倍,且信息化业务替代率达85%,业务处理实现了业务间协同与上下级传递的闭环管理。

 

案例总结

按照集团提出的“项目管理标准化、标准管理表单化、表单管理信息化”三化演进的思路,中建七局将会不断完善协同办公平台流程表单信息化替代工作,并持续深化应用。下一步工作重点,也会升级到使用纵向业务表单的横向数据统计分析,为企业领导层提供决策参考数据的思路,为领导创建“智能化”的领导驾驶舱。

“想到”与“得到”中间最难的是“做到”,中建七局在协同办公平台建设过程中,经过多年的探索与实践,有艰辛的汗水,也有无数次失败时的泪水。但正是这些经历,让中建七局积累了有益的经验,融合七局的智慧,才有了今天的成功,中建七局逐渐形成了“上下一体、环环相扣、整体运转”的优异运行环境,中建七局的办公信息化建设也将不断创新与完善,未来将有无限可能!

 

 

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